Das Pflegegrad-Gutachten entscheidet, welche Leistungen der Pflegeversicherung Sie erhalten – und in welcher Höhe. Sie können das Ergebnis nicht „erkämpfen“, aber Sie können es sachlich beeinflussen, indem Sie Ihren Alltag realitätsnah dokumentieren, Unterlagen geordnet bereitstellen und am Termin klar schildern, wo Sie Unterstützung benötigen. Dieser Leitfaden zeigt Ihnen Schritt für Schritt, wie Sie die Begutachtung vorbereiten, durchführen und nachbereiten, damit die Einstufung Ihrem tatsächlichen Hilfebedarf entspricht.
Sie erhalten Checklisten, Formulierungsbeispiele und Hinweise zu typischen Fallstricken – aus Sicht von Pflegebedürftigen und Angehörigen. Sie lernen, wie Sie das Pflegetagebuch strukturieren, welche Nachweise zählen, wie Sie am Besuchstag sicher demonstrieren, was geht (und was nicht), und wie Sie nach dem Termin Punkte und Module nachvollziehen. Ziel ist eine faire Einstufung, die Versorgung stabilisiert und pflegende Personen entlastet.
Vorbereitung
Eine gute Vorbereitung beginnt mindestens zwei Wochen vor dem Termin. Sammeln Sie Unterlagen, führen Sie ein strukturiertes Pflegetagebuch und klären Sie, wer beim Termin anwesend ist und welche Rolle übernimmt. Planen Sie den Termin möglichst zu einer Tageszeit, die Ihre typischen Belastungsspitzen abbildet (z. B. morgens bei Anlaufschwierigkeiten oder abends bei Erschöpfung). Halten Sie alle Hilfsmittel funktionsbereit.
Pflegetagebuch strukturieren
Ein Pflegetagebuch macht Häufigkeit, Dauer und Hilfsgrad sichtbar. Orientieren Sie sich an den sechs Bereichen des Neuen Begutachtungsassessments (NBA): Mobilität, Kognition/Kommunikation oder Verhalten/psychische Problemlagen, Selbstversorgung, krankheits-/therapiebedingte Anforderungen sowie Alltagsleben & soziale Kontakte. Notieren Sie jeden Tag, auch an Wochenenden.
- Format: Datum, Tageszeit, Situation, was nicht gelingt, wer hilft, wie geholfen wird (Anleiten, Überwachen, Teil-/Vollübernahme).
- Häufigkeit & Intensität: „mindestens 1× täglich“, „3–4× pro Nacht“, „bei jeder Mahlzeit“, „durchgehende Beaufsichtigung von 17–22 Uhr“.
- Qualitative Aspekte: Schmerzen (Skala 0–10), Angst/Unruhe, Verwirrtheit, Sturzangst, Erschöpfung nach Aktivität.
- Nächte nicht vergessen: nächtliche Toilettengänge, Lagewechsel, Unruhephasen, Orientierungslosigkeit, Hilferufe.
- Ereignisprotokolle: Stürze, Weglauftendenzen, Unterzuckerungen, Kreislaufprobleme, Panikattacken, Inkontinenzepisoden.
Beispielformulierungen
- „Ich kann morgens ohne Anleitung nicht aufstehen; mit verbaler Hilfe gelingt es langsam, oft mit Zwei-Personen-Unterstützung beim Transfer.“
- „Beim Duschen Vollübernahme wegen Sturzangst; Waschen in Teilabschnitten nicht möglich.“
- „Nachmittags Antriebslosigkeit, benötigt durchgehende Motivation zur Nahrungsaufnahme; ohne Hilfe keine ausreichende Flüssigkeitszufuhr.“
- „Nächte: 3× Aufstehen mit Begleitung zur Toilette; 1× Umziehen wegen Inkontinenz; morgens starke Erschöpfung.“
Unterlagen und Fotos
Ordnen Sie alle medizinischen und pflegerischen Nachweise in einem Schnellhefter:
- Arzt- und Entlassbriefe, Diagnosen, Reha- und Therapieberichte.
- Medikationsplan (aktuell, mit Dosierungen und Einnahmezeiten).
- Hilfsmittelverordnungen und Verträge (Pflegebett, Rollator, Duschstuhl, Inkontinenzhilfen).
- Wunddokumentation, Verbandspläne, Diabetikertagebuch, Messprotokolle.
- Pflegeeinsatzpläne des ambulanten Dienstes (Leistungen, Häufigkeit).
- Sturz- und Ereignisprotokolle (Datum, Umstände, Folgen).
- Fotos des Wohnumfelds (enge Türen, hohe Stufen, Bad ohne Haltegriffe), nur mit Einwilligung und ohne Veröffentlichung.
- Vollmachten/Betreuerausweis sowie Kontaktdaten der behandelnden Praxen.
Beschriften Sie alles klar („Medikationsplan – gültig ab 01.09.2025“). Legen Sie Kopien bereit; Originale behalten Sie.
Terminplanung und Beistand
Klären Sie frühzeitig, wer anwesend ist: Hauptpflegeperson, weitere Angehörige, rechtliche Betreuung/Vorsorgevollmacht, ggf. der Pflegedienst. Vereinbaren Sie Rollen:
- Pflegebedürftige Person schildert Empfinden und Grenzen (Schmerz, Angst, Erschöpfung).
- Angehörige beschreiben Abläufe (Morgentoilette, Essen/Trinken, Nächte, Stürze).
- Pflegedienst erläutert fachliche Aspekte (Transfers, Wundmanagement, Medikamentenorganisation).
Sorgen Sie für funktionierende Hilfsmittel, ausreichende Beleuchtung und Ruhemöglichkeiten. Planen Sie Pausen ein; der Termin darf nicht zur Belastungsprobe werden. Bei Sprachbarrieren: Dolmetschende hinzuziehen. Bei Hör-/Sehbeeinträchtigungen: Hilfsmittel (Brille, Hörgerät, Batterien) bereitlegen.
Am Begutachtungstag
Ziel des Besuchs ist eine alltagsnahe Einschätzung. Zeigen Sie, wie es typisch ist – nicht die bestmögliche Leistung. Sicherheit geht immer vor: Führen Sie keine riskanten Bewegungen vor. Sagen Sie deutlich, wo ohne Hilfe eine Gefährdung entstehen würde.
Wohnumfeld realistisch zeigen
Verändern Sie die Wohnung nicht extra für den Termin. Entfernen Sie keine Hilfsmittel oder Hilfen, die sonst nötig sind (Haltegriffe, Duschstuhl, Bettgalgen). Weisen Sie auf Barrieren hin: schmale Türen, Stufen, rutschige Böden, Bad ohne Sitzmöglichkeiten, fehlende Aufzüge.
- Demonstration: Wenn sicher, zeigen Sie kurze Sequenzen (Aufstehen, wenige Schritte mit Rollator, Anziehen eines Kleidungsstücks).
- Wegstrecken: Zeigen Sie übliche Wege (Bett–Toilette, Sofa–Küche). Sagen Sie, wenn Sie allein nicht dorthin gelangen.
- Haushalt: Zeigen Sie real, ob Kochen, Spülen, Wäsche, Einkaufen ohne Hilfe möglich sind oder angeleitet/übernommen werden müssen.
Hilfebedarfe konkret benennen
Vermeiden Sie pauschale Aussagen („Geht schon irgendwie“). Benennen Sie konkret, was nicht geht, wann Hilfe erforderlich ist und wie geholfen wird.
- Hilfsarten klar benennen: Anleiten, Erinnern, Motivieren, Überwachen/Beaufsichtigen, Teilübernahme, Vollübernahme.
- Frequenzen nennen: „täglich morgens/abends“, „jede Nacht 2–3ד, „mehrmals wöchentlich“.
- Dauer/Belastung: „Waschen dauert 30–40 Minuten mit zwei Pausen; ohne Stuhl nicht möglich.“
- Konsequenzen: „Ohne Erinnerung kein Trinken; Gefahr der Dehydratation.“ „Ohne Begleitung zur Toilette Sturzrisiko.“
- Kognitive Aspekte: „Verwechslung von Medikamenten täglich; Überwachung erforderlich.“
- Verhalten/Nächte: „Nächtliche Unruhe an 4–5 Tagen pro Woche; benötigt Beaufsichtigung und Beruhigung.“
Nutzen Sie Ich- oder Wir-Formulierungen in klarer Sie-Anrede: „Sie benötigen…“, „Sie können… nur mit…“.
Kommunikation mit Gutachterin/Gutachter
Bleiben Sie sachlich, freundlich und konkret. Bringen Sie Ihr Pflegetagebuch aktiv ein: „Darf ich die typischen Nächte anhand der letzten 14 Tage zeigen?“ Bitten Sie darum, Nächte, Stürze, Weglauftendenzen und Inkontinenzereignisse im Protokoll ausdrücklich zu vermerken.
- Nachfragen: „Haben Sie festgehalten, dass morgens zwei Personen beim Transfer helfen müssen?“
- Korrekturen: „Das klappt nur an guten Tagen; im Tagebuch sehen Sie die übliche Hilfe jeden Morgen.“
- Sicherheit: Lehnen Sie riskante Aufgaben höflich ab: „Das ist für mich gefährlich; so machen wir es nie ohne Hilfe.“
Abschluss: Fragen Sie, ob noch Informationen fehlen, und weisen Sie auf ausstehende Befunde hin, die Sie nachreichen.
Nach dem Besuch
Jetzt entscheidet sich, ob alles Wesentliche erfasst wurde. Fordern Sie das Gutachten an, gleichen Sie es mit Ihrem Tagebuch ab und adressieren Sie Fehler zügig. Passen Sie parallel Ihre Versorgungsplanung an (Hilfsmittel, Tagespflege, Pflegedienst-Touren).
Gutachten anfordern
Falls das Gutachten nicht automatisch mit dem Bescheid kommt, bitten Sie schriftlich um Übersendung. Prüfen Sie:
- Anamnese: Stimmen Diagnosen, Medikation, Hilfsmittel, Wohnsituation?
- Module: Sind Nächte, Stürze, Beaufsichtigungszeiten, Inkontinenz und kognitive Einschränkungen realistisch abgebildet?
- Hilfsgrade: Kommt die Voll-/Teilübernahme tatsächlich so vor?
- Frequenzen/Dauer: Passen die Häufigkeiten zu Ihrem Tagebuch?
- Empfehlungen: Sind Hilfsmittel/Angebote (Tagespflege, Reha, UAiA) ausgesprochen?
Markieren Sie Abweichungen und sammeln Sie Belege (Tagebuchseiten, Stellungnahme des Pflegedienstes, aktuelle Arztbriefe).
Punkte und Module nachvollziehen
Die Bewertung folgt dem NBA mit Gewichtungen: Mobilität 10 %, Kognition/Kommunikation oder Verhalten/psychische Problemlagen 15 % (es zählt der höhere Wert), Selbstversorgung 40 %, krankheits-/therapiebedingte Anforderungen 20 %, Alltagsleben & soziale Kontakte 15 %. Fragen Sie sich: Trägt das Gutachten die höhere der beiden Module 2/3 ein? Sind im Bereich Selbstversorgung (40 %) die Vollübernahmen und Sicherheitsrisiken erfasst? Ist Modul 5 (20 %) mit täglichen therapiebedingten Anforderungen belegt (Medikamente, Messungen, Wundversorgung, Arzt-/Therapiewege)?
Fehler dokumentieren und adressieren
Erstellen Sie eine Fehlerinventur mit drei Spalten: „Fundstelle im Gutachten“, „Wie ist es tatsächlich?“, „Beleg“. Beispiele:
- „Nächtliche Hilfe nur sporadisch“ → Tatsächlich: 4–5 Nächte/Woche, 2–3 Einsätze; Tagebuch KW 35–36.
- „Ankleiden mit Anleitung“ → Tatsächlich: Teil-/Vollübernahme Ober-/Unterkörper; Pflegedienst-Protokolle.
- „Medikation selbstständig“ → Tatsächlich: Überwachung/Anreichen, Verwechslungen dokumentiert; Arztbrief/Angehörigenprotokoll.
Senden Sie eine sachliche Klarstellung an die Pflegekasse (ggf. mit Bitte um Nachbegutachtung). Wenn der Bescheid bereits erging und die Punkte nicht passen: Widerspruch binnen eines Monats nach Zugang – mit konkreten Belegen.
Häufige Fallen – und wie Sie sie vermeiden
Viele Fehlbewertungen entstehen, weil Alltagsrealität unterschätzt oder unvollständig dargestellt wird. Mit Vorbereitung lassen sich diese Fallen umgehen.
Gute Tage vs. Alltagsrealität
Sagen Sie nicht: „Heute geht es ausnahmsweise gut, sonst ist es schlimmer.“ Sagen Sie: „Heute ist ein guter Tag; im Tagebuch sehen Sie die üblichen Einschränkungen.“ Zeigen Sie Konstanz (z. B. jeden Morgen), Schwankungen (z. B. nachmittags Einbruch) und Belastungsspitzen (z. B. nächtliche Unruhe).
Unerwähnte Nächte, Stürze, Inkontinenz
Nächte sind leistungsrelevant. Dokumentieren und benennen Sie jede nächtliche Hilfe, Sturzereignisse (mit Folgen) und Inkontinenzepisoden (Wäschewechsel, Hautpflege). Bitten Sie darum, diese Punkte ausdrücklich im Gutachten zu vermerken.
Nicht angegebene Hilfsmittel/Haushaltshilfen
Wenn Hilfsmittel nicht genannt werden, wirkt der Alltag leichter. Führen Sie auf, was vorhanden ist, wie es genutzt wird und was ohne Hilfsmittel nicht ginge. Listen Sie Haushaltsleistungen (Einkauf, Kochen, Reinigung, Wäsche, Müll) mit Häufigkeit und Hilfegrad.
FAQ – Gutachten & Tipps
Wie lange sollte ich ein Pflegetagebuch führen?
Mindestens 2–4 Wochen vor dem Termin – täglich, inklusive Nächte und Wochenenden.
Muss ich riskante Bewegungen vorführen?
Nein. Sicherheit hat Vorrang. Beschreiben Sie, was üblich nötig ist, und zeigen Sie nur ungefährliche Sequenzen.
Wer sollte beim Termin dabei sein?
Hauptpflegeperson, ggf. weitere Angehörige, rechtliche Betreuung/Vorsorgevollmacht und – wenn sinnvoll – der Pflegedienst.
Kann die Begutachtung per Video/Telefon stattfinden?
Ja, in begründeten Fällen. Dann sind Unterlagen, Tagebuch und klare Schilderungen besonders wichtig.
Wie beschreibe ich kognitive Probleme?
Anhand konkreter Beispiele: Verwechseln von Medikamenten, Weglauftendenzen, nächtliche Unruhe, Fehlhandlungen in Küche/Bad – mit Häufigkeit.
Was, wenn ich am Termin einen „guten Tag“ habe?
Verweisen Sie auf den schlechtesten üblichen Tag und Ihr Tagebuch. Bitten Sie um Dokumentation dieser Angaben.
Darf ich Fotos vom Wohnumfeld zeigen?
Ja, mit Einwilligung Beteiligter. Sie sollen Barrieren und Hilfsmittel belegen, nicht dekorativ sein.
Wie gehe ich mit Schamthemen (Inkontinenz) um?
Sachlich und konkret: Häufigkeit, Folgen (Wäschewechsel, Hautpflege), nächtlicher Aufwand – das ist leistungsrelevant.
Was tun bei Missverständnissen im Gespräch?
Korrigieren Sie freundlich sofort: „Bitte vermerken Sie, dass…“ Bieten Sie Belege an (Tagebuchseite, Pflegedienstnachweis).
Bekomme ich das Gutachten automatisch?
Oft ja; sonst schriftlich anfordern. Prüfen Sie Anamnese, Module, Hilfsgrade, Frequenzen und Empfehlungen.
Wie belege ich Verhinderungspflege oder Haushaltsunterstützung?
Mit Rechnungen, Leistungsnachweisen und Zeitprotokollen anerkannter Anbieter bzw. mit schriftlichen Bestätigungen.
Was, wenn ich mit dem Pflegegrad nicht einverstanden bin?
Widerspruch innerhalb eines Monats nach Zugang des Bescheids – begründet und mit Belegen. Pflegeberatung und Pflegestützpunkt unterstützen.
Wie zeige ich Belastung der Pflegeperson?
Dokumentieren Sie Stunden, Nächte, körperliche Anforderungen, psychische Belastung. Das untermauert Beaufsichtigungs- und Übernahmebedarfe.
Wie gehe ich mit wechselnden Tagesformen um?
Beschreiben Sie Schwankungen und nennen Sie Durchschnitt und Spitzen. Führen Sie Wochensummen (z. B. 5 Nächte mit Hilfe).
Welche Module sind besonders gewichtig?
Selbstversorgung (40 %) und krankheits-/therapiebedingte Anforderungen (20 %). Achten Sie auf vollständige Darstellung dort.
Sind kurzfristige Krankenhausaufenthalte relevant?
Ja. Entlassbriefe und Übergangssituationen belegen Mehrbedarf (z. B. Kurzzeitpflege, zusätzliche Hilfsmittel).
Kann ich nachreichen, was am Termin fehlte?
Ja. Senden Sie zeitnah eine sachliche Ergänzung mit Belegen an die Pflegekasse.
Fazit
Eine faire Einstufung entsteht, wenn Alltagsrealität und Gutachtentext übereinstimmen. Dafür brauchen Sie Ehrlichkeit, Vollständigkeit und klare Nachweise. Strukturieren Sie Ihr Pflegetagebuch entlang der NBA-Module, zeigen Sie Nächte, Stürze, Inkontinenz, Beaufsichtigungszeiten und therapiebedingte Anforderungen lückenlos. Am Besuchstag gilt: Sicherheit vor Demonstration; zeigen Sie, was typisch ist, und benennen Sie Hilfsgrade und Frequenzen präzise. Bitten Sie darum, entscheidende Punkte ausdrücklich zu protokollieren.
Nach dem Termin fordern Sie das Gutachten an, gleichen es mit Ihren Aufzeichnungen ab und korrigieren sachlich, was nicht stimmt – mit Belegen. Setzen Sie Empfehlungen zügig um (Hilfsmittel, Tagespflege, UAiA, Reha), und steuern Sie Leistungen aktiv über Kombinations- und Umwandlungsoptionen. Wenn die Einstufung nicht passt, widersprechen Sie fristgerecht und holen Sie sich Unterstützung durch Pflegeberatung oder Pflegestützpunkte. So erhöhen Sie die Chance, dass das Gutachten Ihren tatsächlichen Bedarf realistisch abbildet – und Ihre Versorgung verlässlich abgesichert ist.
